Cuando hablamos del tiempo, tenemos que especificar del tipo de tiempo que estamos hablando. En nuestro caso, como empresa de Coaching Empresarial, hablamos del tiempo como un recurso que podemos aprovechar en mayor o menor medida, y que definirá sin lugar a duda los resultados que obtengamos a partir de unos objetivos marcados.

Pero, estarán de acuerdo conmigo en que, cada vez es más difícil que nuestro valioso tiempo se malgaste en tareas o distracciones que, durante nuestra jornada laboral, tan solo consiguen que no estemos donde tenemos que estar.

Los ladrones del tiempo son esos elementos que te separan de las cosas que de verdad quieres conseguir. De tu trabajo, de tus tareas, de tus objetivos. Cada vez que caes en ellos, te alejas de lo que persigues.

El tiempo solo tiene valor si hacemos algo con él. Nosotros mismos continuamente lo estamos despreciando con actividades y tareas intrascendentes y muchas veces ridículas. Combatir y vencer estos ladrones del tiempo no persigue “ser más productivo” sino conseguir las cosas que quieres, las tareas, objetivos y proyectos tanto profesionales y personales que realmente te importan.

A causa de ello, te vuelves desorganizado, más ineficaz, más desconcentrado, más inoperante, más lento y distraído. Conocerlos será la clave para combatirlos y vencerlos, y con ello mejorar y conseguir lo que verdaderamente queremos.

Hábitos actuales 

La mala gestión del tiempo es el resultado de haber adquirido unos viejos hábitos que se encuentran ya intrínsecos dentro de nosotros. Un hábito es una acción tomada sin una decisión consciente. Éstos surgen de la repetición constante sobre la toma de decisiones en el pasado, que con el tiempo ha llegado a ser un modelo automático de respuesta ante una situación común o habitual. Es normal que a priori no seas consciente plenamente del tipo de hábitos que regulan el uso de tu tiempo.

El problema más habitual con los hábitos que nos roban tiempo, es que los tenemos tan interiorizados que no somos capaces de detectar que son un hábito negativo. Es por ello que, si queremos eliminar uno a uno los elementos del día a día que nos roban tiempo, tenemos que ser capaces de detectar estos hábitos y sustituirlos por otros positivos.

Las interrupciones

Las interrupciones son posiblemente uno de los dos o tres enemigos más feroces de la Productividad y tienen un impacto colosal en tu rendimiento diario. El problema se agrava todavía más cuando caemos en la indolencia, tiramos la toalla y ya no hacemos nada por evitarlas o combatirlas. Aceptamos sumisamente que van a llegar y nos dejamos llevar. Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentración.

Una mínima Interrupción, el “ding” de un SMS que llega a nuestro móvil, un inocente comentario de un compañero o un aviso en pantalla de un nuevo Email y tu Productividad lo paga muy caro.

Hacerlo bien a la primera.

La repetición de tareas es una obvia pérdida de tiempo y con ello, una pérdida de eficiencia. Existen 11 requisitos clave para desarrollar un buen trabajo y hacerlo bien a la primera:

  1. Definir claramente los objetivos y metas. Empieza siempre con el fin en mente.
  2. Determinar la importancia de la tarea. Darle un valor en una escala de importancia.
  3. Implicarse totalmente y personalmente.
  4. Conocer los elementos y puntos críticos.
  5. Planificar con fechas cada tarea. Las fechas deben servir como límite.
  6. Trabajar siempre buscando la eficacia.
  7. Concentración absoluta.
  8. El perfeccionismo en la mayoría de los casos solo entorpece. Evítalo.
  9. Cumple con los plazos previstos.
  10. Busca la excelencia en cada acción que realices.
  11. Se honesto contigo mismo.

Priorizando tareas

A la hora de elegir la importancia que tiene cada una de las tareas que vas a desempeñar, hay dos elementos claves que debes valorar: rentabilidad económica y el beneficio personal. Cuanta más rentabilidad o beneficio te aporte esa tarea, más prioridad debes darle en tu flujo de trabajo. Teniendo estos dos elementos en mente, podemos diferenciar 3 niveles de tareas:

  1. Tareas de Alta Rentabilidad: Son aquellos que te generan ingresos.
  2. Tareas Clave Puntuales: Son aquellas que te aportan un crecimiento profesional o persona. También son todas aquellas tareas cuyos objetivos están enfocados a un proyecto mayor.
  3. Tareas Repetitivas: Son aquellas tareas sistemáticas que, aunque muchas veces son necesarias, las realizamos casi sin pensar, los hábitos.

Esta clasificación es genérica, pero engloba la mayoría de tareas que tenemos cada persona en nuestra vida diaria. Sin embargo, y aunque para empezar te recomiendo que utilices esta clasificación, puedes crear la tuya propia basada en tus prioridades y tu manera de trabajar. Lo importante es, tal y como comentamos anteriormente, que tengas el objetivo en mente en todo momento. Busca la eficiencia gestionando y planificando correctamente todas las tareas que deseas desempeñar. Al principio costará, pero a la larga se convertirá en un hábito completamente interiorizado.

Gana el control de tu tiempo

Para terminar les dejamos con una experta en la materia, Laura Vanderkam, durante una de sus conferencias en Ted Talks, donde nos cuenta algunos interesantes e importantes secretos para gestionar nuestro tiempo.