Reuniones de trabajo efectivas

Reuniones de trabajo efectivas

Las reuniones de trabajo en las empresas y equipos son un elemento fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa o departamento. En nuestra experiencia como empresa de Coaching Empresarial, nos encontramos muy a menudo (más de lo que se pueden imaginar) compañías que no disponen de un sistema claro y preciso para el desarrollo de las reuniones de trabajo. Esto genera por norma general, descomunicación, falta de seguimiento de los objetivos y una enorme desorganización interna que afecta directamente a la gran mayoría de los miembros.

Reunirse no es solamente necesario sino además es beneficioso para enriquecer las relaciones entre compañeros y compañeras.

Beneficios de las reuniones de trabajo

Los beneficios de las reuniones de trabajo son múltiples, pero sin duda, las más importantes son:

  • Seguimiento de la consecución de los objetivos. Esto permite por un lado, premiar y valorar aquellos objetivos que estén siendo completados con éxito, y por otro, tomar medidas correctoras con tiempo de antelación, para aquellos objetivos que no estén yendo del todo bien en su consecución.
  • Mejora de las relaciones entre todos los integrantes de la empresa. Ya lo dice el refrán, el roce hace el cariño. Cuanto más tiempo compartan los compañeros y compartan sus diferentes puntos de vista ante los retos que se les presenta, mejor. También es importante que todas las personas de una empresa estén al tanto de las labores que desempeñan el resto de sus colaboradores.
  • Es un momento ideal para dar un «chute» de motivación grupal. No solo tenemos que usar las reuniones para llevar un control de los objetivos. Las reuniones de trabajo son un momento perfecto para dar buenas noticias o incluso para dar un pequeño discurso motivacional que les invite a seguir trabajando lo mejor posible.
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Cómo planificar una reunión de trabajo

En Rudy Bormans Coaching aconsejamos la elaboración de un documento donde de manera simple se defina el tipo de reunión que se va a realizar. De esta manera deberemos definir los siguientes campos:

  1. Nombre de la reunión. Con el objetivo de identificarla y diferenciarlas del resto de reuniones de la empresa. Por ejemplo, reunión del equipo comercial.
  2. Periodicidad. Cada cuánto tiempo se realizarán estas reuniones. Podrán ser diarias (también llamadas brieffing), semanales, mensuales, anuales, etc.
  3. Duración. Cuánto tiempo durará la reunión. Con este apartado solemos ser bastante claros: las reuniones tienen que durar exactamente el tiempo que se les asigne. Si una reunión está programada para durar una hora, debemos cumplirlo. En caso contrario podremos arrastrar un retraso en toda la planificación del día e incluso aburrir a los integrantes. Esto es unos de los aspectos más complicados de conseguir.
  4. Horario. Recomendamos que todas las reuniones de trabajo que vayan a ser sistemáticas, sean a la misma hora y los mismos días de la semana. Esto hará que se convierta en un hábito y que evitemos problemas de olvido o falta de preparación de la reunión. Por ejemplo, todos los lunes de 9:00h a 9:30h.
  5. Asistentes. ¿Quiénes van a formar parte de estas reuniones?
  6. Objetivos de la reunión. Aunque en cada reunión puedan variar los puntos a tratar, las reuniones deben tener unos objetivos claros. Por ejemplo, ventas de la semana.
  7. Puntos a tratar. En este primer documento se podrá poner un listado de los diferentes puntos que se tratarán en la mayoría de estas reuniones. Además, para cada reunión deberá haber un nuevo documento con los puntos que se tratarán ese día en particular, así como un acta de reunión que deberá estar disponible al final de la reunión para cada uno de los asistentes, de cara a poder tener presenta las conclusiones a las que se ha llegado y las tareas a desempeñar antes de la próxima reunión.

Los 10 pasos para una reunión efectiva

  1. Convoca e informa con antelación a los asistentes. Hay múltiples herramientas que te permiten programar estos mensajes recordatorios antelación automáticamente. No te arriesgues a pensar que lo recordarás mágicamente.
  2. Deben participar en la reunión solo aquellas personas que realmente sean necesario que estén presentes, de lo contrario será mucho más difícil seguir un orden y acabar en el tiempo programado.
  3. Estructura la reunión por temas de la siguiente manera:
    • Tema a tratar – tiempo asignado – responsable del asunto.
  4. Recuerda el objetivo de la reunión por el que se han reunido e intenta no irte por las ramas.
  5. Cada participante cuenta, por lo que es fundamental que se involucren todos.
  6. Utiliza una pizarra o un proyector siempre que se pueda, para hacer la reunión más amena y gráfica. Al utilizar imágenes y otros recursos, las personas estarán más atentas, memorizarán mejor los conceptos y tenderán a aburrirse menos.
  7. Si surgen temas que distan del objetivo de la reunión, toma nota y trátalos en otra reunión.
  8. Anota cada decisión o tarea en un acta para recordarlas en la siguiente reunión.
  9. El acta de reunión es un documento obligatorio que deberá ser elaborado por una persona previamente designada. Una técnica que funciona muy bien es que cada semana lo elabore un miembro diferente. Así todos participan en su elaboración.
  10. En la siguiente reunión, comienza con una visualización rápida de los puntos tratados en la pasada reunión.

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